A la Superintendencia de Sociedades le solicitaron emitir un concepto sobre los siguientes aspectos:
- “¿Es válido y jurídicamente viable usar la firma escaneada o digital en un acta de reunión de Asamblea de Accionistas, Junta de Socios o Junta Directiva, si el libro de actas se ha registrado en forma física y no como un libro electrónico de acuerdo con el Decreto 019 de 2012? Es decir, ¿sería posible imprimir en el libro físico de actas, un acta que ha sido firmada previamente a través de la firma escaneada (PDF)?
- En caso afirmativo, ¿Es posible que el libro de actas de un órgano colegiado tenga dos tipos de firmas? Es decir, ¿Es posible que se ejecuten las actas a través de firmas manuscritas y en otros casos a través de firmas escaneadas, o que se suscriban con una mezcla de tipos de firma? por ejemplo, la firma del representante legal a través de firma escaneada y la firma del secretario en manuscrita original.
- En caso de que no sea posible llevar actas con dos tipos firmas, ¿Se debe firmar nuevamente el acta física cuando ha sido firmada a través de PDF? ¿Cuál es el procedimiento a seguir en estos casos?”
Mediante el Oficio 220-165296 del 21 de agosto de 2020, la entidad efectuó las siguientes consideraciones:
Indicó que el Decreto 1074 de 2015, en su artículo 2.2.2.39.5., señala las actuaciones sujetas a registro. A manera de resumen, las actas de junta de socios o de asamblea general de accionistas que contengan decisiones y/o actuaciones sujetas a registro, se deberán registrar ante la Cámara de Comercio correspondiente, eligiendo si el registro hace mediante medios electrónicos o físicos.
En el evento en que este decida utilizar los medios electrónicos, deberá firmar digital o electrónicamente, a elección del comerciante, la respectiva solicitud de inscripción y el extracto o copia del acta correspondiente, para los casos en que se elija la firma electrónica, se hará de conformidad con lo dispuesto en los artículos 2.2.2.47.1. y siguientes del Decreto mencionado.
Cabe aclarar que el comerciante que decida hacer uso de la firma digital, deberá hacerlo mediante el uso de un certificado digital emitido por una entidad de certificación digital autorizada o acreditada en Colombia, quien garantizará su autenticidad, integridad dad y no repudio del documento.
La entidad manifestó que la firma escaneada no es un una firma válida y confiable, a menos que cumpliendo con lo dispuesto en la legislación nacional para la “firma electrónica”, se verifiquen los presupuestos de confiablidad y seguridad, como lo ha determinado la Corte Suprema de Justicia.
Fuente: www.comunidadcontable.com
