Para efectos mercantiles, el período de conservación de los soportes contables es de diez años, mientras que para fines fiscales es el mismo que se necesita para que la respectiva declaración quede en firme, así lo contempla el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 modificado por la reforma tributaria.

Respondamos a la siguiente pregunta: ¿Por cuánto tiempo deben guardarse los soportes físicos contables de una empresa? ¿Qué sucede si la Dian realiza un proceso de auditoría y encuentra que faltan soportes contables?

El interrogante anterior es necesario abordarlo desde el punto mercantil y fiscal. De esta manera, desde el enfoque mercantil el tiempo por el cual se deben conservar los soportes es diez años, contables a partir de la fecha del último asiento, documento o comprobante, así lo establece el artículo 28 de la Ley 962 de 2005.

Para efectos fiscales el tiempo de conservación de los soportes puede ser menor al indicado anteriormente. Al respecto, el artículo 632 del ET establece que el tiempo de conservación mínimo es de cinco años, los cuales se cuentan a partir del primero de enero del año siguiente al de su elaboración, expedición o recibo.

No obstante, es válido tener en cuenta que el artículo 46 de la Ley 962 de 2005 modificado por el artículo 304 de la Ley 1819 de 2016 establece que el tiempo para conservar los soportes a que hace referencia el artículo 632 del ET es el mismo para que la declaración correspondiente quede en firme; en otras palabras, la Dian solo puede solicitar los soportes de la contabilidad en el tiempo en que haya de quedar en firme la declaración, así, por ejemplo, si la declaración queda en firme en tres años (con la Ley 1819 de 2016 se modificó el artículo 714 del ET que regula el término general de firmeza de las declaraciones tributarias, el cual pasó de dos a tres años), la Dian solo dispone de dicho tiempo para pedir los libros contables, entre otros.

Recordemos que antes de la reforma tributaria estructural dicho artículo estipulaba que el período de conservación era el mismo que se necesitaba para que la declaración de renta quedara en firme.

Fuente: Actualícese, 29 noviembre de 2017